Una mesa redonda es un intercambio público de ideas, el cual les da a los expertos y a los miembros del auditorio la oportunidad de conversar formalmente sobre un tema en particular. Las mesas redondas, a menudo, sirven para ahondar en política, problemas que afectan a las comunidades y temas académicos. Si te es posible, empieza a organizarlo con varias semanas de anticipación para que puedas reclutar a los participantes y puedas organizar el evento.
1. Reunir la mesa redonda
• Elige un tema. Lo ideal sería que el tema de la conversación sea importante para un número considerable de personas de modo que puedas relacionar personas con intereses o de contextos considerablemente diferentes. No obstante, evita la trampa de usar un tema tan general o vago que la conversación pierda el enfoque.
Si te cuesta equilibrar estas metas, recuerda que el tema no tiene que ser divisorio. Algunas mesas redondas se crean para ofrecer consejos o información y no siempre muestran puntas de vista que compiten entre sí.
• Recluta diversos participantes. Una mesa redonda de tres o cinco personas suele crear la conversación más interesante. Busca personas bien informadas de una gran diversidad de contextos. Por ejemplo, un miembro del público involucrado con el tema, alguien que tenga experiencia trabajando con el tema en una empresa o en una organización sin fines de lucro y un académico que haya estudiado el tema. Crea una mesa redonda con edades, géneros y etnias variadas, pues el contexto personal de alguien puede impactar significativamente su perspectiva.
Invitar al menos a cuatro personas será lo más seguro, en el caso de que alguien lo cancele a último minuto.
Invita a esas personas con varias semanas de anticipación como mínimo para darles tiempo a que se preparen y para que tengas tiempo para buscar posibles reemplazos en el caso de que alguien rechace la oferta.
• Invita a un moderador. Elige a una persona adicional que no participe en la mesa redonda de para que sea el moderador. Lo ideal sería que sea una persona con experiencia moderando mesas redondas. Elige a alguien que comprenda bien el tema para que pueda seguir el hilo de la conversación y que sea hábil en situaciones sociales. El objetivo principal del moderador es mantener a los participantes centrados en el público, mantener la conversación activa sin problemas y ayudar a los participantes cuando no sepan qué decir.
• Planifica la distribución física. Las sillas individuales harán que los participantes parezcan estar más cerca del público que una mesa sólida, lo cual lo animará a que participe. Organizar las sillas en un círculo leve de modo que la mayoría esté frente al público podría ayudar a que los participantes debatan el tema entre sí. Pon mesas pequeñas o soportes para las notas y a cada participante dale un vaso de agua. Salvo que la capacidad de la sala sea para treinta personas o menos, ten un micrófono como mínimo por cada dos participantes y uno personal para el moderador.
Considera la posibilidad de sentar al moderador en medio de los participantes para que pueda dirigirse y guiar a cada uno de manera eficiente. Si el moderador está en un podio a un lado, su trabajo podría ser más complicado.
2. Planificar la mesa redonda
• Determina los objetivos de la mesa redonda. Asegúrate de que todos los participantes sepan el motivo por el cual la mesa redonda se ha reunido con bastante anticipación (para que tengan tiempo de prepararse). Tu mesa redonda podría tratar de presentar soluciones prácticas a un problema, presentar una conversación compleja y abstracta o brindar información sobre un tema. Deja que los participantes sepan si la mesa redonda será una presentación básica del tema o si pueden esperar que el público esté muy bien informado y busque consejos más avanzados o perspectivas diferentes.
• Decide la duración de la mesa redonda. En la mayoría de las mesas redondas, sobre todo los que se dan en una conferencia u otro evento grande, se recomienda que la duración sea de 45 a 60 minutos. Si la mesa redonda es un evento aislado o si cubre un tema popular de particular importancia, lo apropiado sería que dure 90 minutos.
En lo posible, pídeles a los participantes que se queden un poco más de tiempo después de la sesión para que los miembros del público puedan hablar con ellos personalmente.
• Considera la posibilidad de empezar con lecturas individuales. El enfoque principal de la mesa redonda siempre deberá ser un debate. Sin embargo, si uno de los objetivos principales de la mesa redonda es brindar información, podría ser de gran utilidad para preceder la conversación en sí. Haz que cada participante brinde una explicación del tema o su argumento en relación al tema que no dure más de 10 minutos por persona.
Con este método, es probable que los participantes requieran más tiempo de preparación como grupo, ya que cada participante deberá arrancar del argumento anterior en lugar de hablar de la misma área.
• Procura evitar las presentaciones visuales. Salvo que sea absolutamente necesario, evita las presentaciones y las diapositivas de PowerPoint, porque suelen ralentizar la conversación, hacen que la participación del público sea reducida y suelen aburrir a los oyentes. Usa un número pequeño de diapositivas y solamente cuando sea necesario presentar la información o diagramas debido a que es difícil hacerlo solo con palabras.
Si un participante pide permiso para crear una presentación, sugiérele que traiga objetos para mostrarlos y hablar de ellos en vez de pasarlos por el público durante la conversación.
• Escribe preguntas para los participantes. Trata de pensar en varias preguntas abiertas que los participantes puedan responder según la mejor dirección para el curso de la conversación y sus conocimientos. También podrás hacer unas cuantas preguntas más específicas dirigidas a un participante individual, pero procura dividirlas entre los participantes de manera bastante uniforme. Anticipa las preguntas que el público pueda preguntar e inclúyelas también. Ordénalas de mayor a menor importancia, pues deberás brindar más preguntas de las que esperes recibir. Sin embargo, procura que cada pregunta esté relacionada con la última, evita los cambios repentinos de tema.
Pídele al moderador o a otra persona que no sea de la mesa redonda que revise tus preguntas y sugiera editarlas o agregar más.
Si te cuesta hacer las preguntas, consúltale a cada participante qué le gustaría preguntar a los demás participantes. Incluye la mejor en tu lista.
• Planifica el resto de la mesa redonda. Determina el tiempo que quieras reservar para las preguntas. Normalmente, tendrá que ser la mitad o más de la duración de la mesa redonda. Dedica los últimos 20 a 30 minutos para las preguntas del público y la conversación o 15 minutos si el tiempo es corto o si la mesa redonda tiene un formato más centrado en los discursos.
• Presenta a los participantes con anticipación. Haz que los participantes se conozcan personalmente o sean parte de una conferencia telefónica una semana o más antes de la mesa redonda. Descríbeles el formato de la mesa redonda y dales la oportunidad para que hablen brevemente. Quizá determinen brevemente quién deberá seleccionar las preguntas de qué tema, pero no les des las preguntas específicas con antelación. La conversación deberá ser original, no ensayada.
3. Moderar una mesa redonda
• Convence a la gente de que se siente en la primera fila. Entre más cerca esté la mesa redonda de los miembros del público, más energético y participativo será el ambiente. Podrías ofrecer algunos regalos pequeños si la gente se sienta en las primeras filas, tales como botones o dulces.
• Presenta brevemente el tema de la mesa redonda y a cada participante. Usa solamente una o dos oraciones para presentar el tema de la mesa redonda, porque la mayoría de los miembros del público presente estará familiarizado con la idea básica. Presenta a cada participante brevemente, menciona solo unos cuantos hechos pertinentes sobre su experiencia o participación relacionada al tema. Evita recitar una biografía completa; la presentación de todos los participantes no deberá exceder los diez minutos en total.
• Relaciona al público desde el principio. Haz que el público se interese en la mesa redonda. Para hacerlo, pídele su participación de inmediato. Una manera rápida y simple de hacerlo es empezar preguntándoles su opinión relacionada con el tema, y pidiéndoles que levanten las manos o aplaudan.Otra opción es que sondees el nivel de conocimiento del público sobre el tema. Los resultados te ayudarán a que la mesa redonda se mantenga centrada en temas relevantes para el público.
• Pídeles a los participantes que preparen preguntas. Empieza a hacer las preguntas en el orden ya establecido, pero no dudes en cambiar el orden si la conversación cambia a otra dirección interesante. Divide las preguntas entre los participantes y dirígelas a la persona más entendida del tema. Dales a los demás participantes una cantidad corta de tiempo para responder, luego prosigue a la siguiente pregunta.
No hagas que todos los participantes intervengan en todas las preguntas. Deja que respondan naturalmente, cuando tengan algo para decir, o, si la conversación se vuelve vacilante, anima a la persona entendida en el tema.
Haz tus propias preguntas según sea necesario. Podrás desviarte de las preguntas preparadas si crees que beneficiará la conversación. En particular, si crees que la respuesta de un participante no es satisfactoria, presiónalo con otra pregunta. Trata de parafrasear la pregunta original, sino lo ideal sería pensar en una pregunta mucho más matizada que relacione la última respuesta con otro punto de la conversación o una declaración anterior.
• Consigue un cronometrador. Podrás mirar un reloj fuera del escenario o que esté en la pared de enfrente, si es claramente visible; de lo contrario, pídele a alguien que esté de pie en la parte trasera de la habitación que levante carteles visibles que digan “10 minutos”, “5 minutos” y “1 minuto” cada vez que te acerques al final de una sección.
• Mantén a los participantes enfocados. Cuando un participante se explaye demasiado o se salga de tema, con cortesía haz que la conversación regrese al punto correcto. Cuando haga una pausa para respirar, intervén con una frase similar a las que te presentaremos a continuación (podrías optar por avisar a los participantes qué frases usarás para que vuelvan al tema).
“Tienes un punto interesante, pero escuchemos más sobre…”.
“Veamos lo que (nombre de otro participante) tiene para decir sobre ese punto, sobre todo en lo que respecta a su relación con…”.
• Recoge las preguntas del público. Deja que el público sepa cuál será tu método para las preguntas; por ejemplo, si tiene que levantar las manos o si hay que hacer una fila y esperar su turno para el micrófono. Escucha cada pregunta una tras otra, repítela claramente para que todos en la sala la puedan oír y luego dirígela al participante que parezca interesado.
Ten algunas preguntas de reserva listas para que las hagas o pídele a un asistente del público que las haga en caso de que nadie tenga la valentía para formular la primera.
Si algún miembro del público se toma demasiado tiempo, interrúmpelo con cortesía diciéndole “Así que tu pregunta es… ¿correcto?” o “Disculpa, tenemos que avanzar. ¿Cuál es tu pregunta?”.
Infórmale al público cuando solo quede tiempo para dos o tres preguntas más.
• Agradece a todos los participantes. Agradece a los participantes, anfitriones, organizadores del evento y miembros del público. Si vas a estar en un simposio o conferencia, infórmale al público la ubicación y el tema de algún próximo evento.
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